Preguntas que un contador debe hacer al elegir un sistema de contabilidad en línea

La contabilidad en la nube es una forma diferente de trabajar en la que se accede a los datos en línea en lugar de guardarlos directamente en el ordenador. Aquí hay algunas preguntas que los contadores deben hacerse cuando buscan un nuevo paquete de software de contabilidad en línea:

  • Aunque la mayoría de los paquetes de contabilidad tienen un precio similar, algunos pueden incluir características tales como la nómina sólo como un complemento con un costo adicional. Asegúrese de revisar las diferentes suscripciones mensuales y lo que recibe por su dinero.
  • La mayoría de los paquetes de software requieren que usted mismo introduzca muchos de los datos. Sin embargo, algunos sistemas trabajan muy de cerca con los contadores y usted puede sentirse más cómodo entrando en lo básico y dejando que su contador haga las declaraciones de IVA y las cuentas de fin de año. Incluso puede encontrar servicios que proporcionan una solución contable completa, a una fracción del costo de emplear a un contable interno (¡pero puede que se quede sin trabajo!).
  • ¿Qué tan fácil es navegar por el paquete de software? el sitio web demuestra claramente cómo acceder a los diferentes elementos del sistema? Por ejemplo, ¿le muestra ejemplos claros de cómo presentar una factura? ¿Te gusta la apariencia de la pantalla? ¿La interfaz de usuario es clara y fácil de usar, y utiliza un lenguaje que le es familiar?
  • ¿Qué necesita que el paquete de software haga por usted? por ejemplo, ¿necesita un sistema de control de existencias simple o sofisticado? Elaborar una lista de todas las características que necesita y luego crear una lista corta de paquetes potenciales es un enfoque útil para seleccionar el producto adecuado. Al probar una selección de paquetes, puede marcar sistemáticamente las características relevantes a medida que las encuentra.
  • Consulte la página de’complementos’ de cada sitio web de software de contabilidad en línea para ver qué aplicaciones de terceros están disponibles. Estos varían ampliamente, así que comprueba que cualquier paquete que estés revisando puede integrarse con cualquier aplicación en particular que te interese. Considere aplicaciones de comercio electrónico como Shopify (crear una tienda en línea y enlazar con su paquete de cuentas en línea como Xero), ekmPowershop (crear una tienda en línea y enlazar con un paquete de cuentas como Kashflow), eBay by OneSaas (enlazar las ventas de eBay con su paquete de cuentas en línea), y A2X Accounting (enlazar Amazon con las cuentas de Xero) Algunos sistemas de contabilidad ofrecen una gran cantidad de aplicaciones que proporcionan compatibilidad con el comercio electrónico, mientras que otros no tienen ninguna en absoluto. Incluso si no estás usando aplicaciones en este momento, piensa en el futuro de tu negocio y ten en cuenta cualquier necesidad potencial en tu toma de decisiones.
  • ¿Qué tan bueno es el servicio de apoyo? hay ayuda disponible las 24 horas del día o está limitado a las horas de apertura de la oficina? ¿Puede ponerse en contacto con alguien los siete días de la semana, y es por teléfono o sólo por correo electrónico? También puede comprobar la calidad del servicio de soporte poniéndose en contacto con él antes o durante la prueba del software y haciendo algunas preguntas. Considere si la persona al teléfono o respondiendo a su correo electrónico entiende su problema y es capaz de resolverlo, en un lenguaje que usted pueda entender.
  • Algunos sistemas no son capaces de transferir o importar datos de un sistema existente y sólo le permiten importar registros de clientes y proveedores; los saldos iniciales se configuran para todo lo demás. Otros permiten la transferencia pero a un costo y otros ofrecen este servicio de forma gratuita. Usted necesita considerar esta importante característica antes de tomar su decisión final.

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