Cómo ser anfitrión de un»Town Hall» ejecutivo en línea

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Por David F. Carr

Una forma en que los ejecutivos pueden aprovechar una red de colaboración social para conectarse con los empleados, levantar la moral y establecer la dirección estratégica de la organización es mediante la celebración de un ayuntamiento ejecutivo.

Tomando prestado el lenguaje de los políticos y candidatos políticos, un ayuntamiento es un evento donde las bases tienen la oportunidad de hacer preguntas directas a sus líderes. Para un ejecutivo, esta es una oportunidad para demostrar que puede pensar de pie (o, en algunas variantes de colaboración social, delante del teclado).

Un evento anunciado como un ayuntamiento en línea también puede tener un componente fuera de línea. El CEO o líder de la división puede hablar con una audiencia en vivo en un lugar, mientras que los empleados de otras oficinas (u oficinas en casa) sintonizan una transmisión de video del evento.

El streaming de vídeo no suele ser una característica integrada de una plataforma de colaboración social. Sin embargo, la plataforma social puede ser un medio para promover el evento en línea. En Jive, IBM Connections o cualquier otra plataforma que le permita crear una página web o un mensaje de discusión con HTML personalizado, puede pegar el código de incrustación para el reproductor de vídeo en esa página o mensaje, haciendo que el reproductor aparezca en ese anuncio. Se trata de una forma sencilla de restringir el acceso al stream a los usuarios autorizados de la red de colaboración social.

Invite a los empleados a enviar preguntas por adelantado como mensajes a un hilo de discusión, un mensaje privado o por correo electrónico. Durante el evento, anímelos a enviar preguntas a la corriente social o a través de mensajes instantáneos o chat.

Muchas de estas técnicas funcionarán en cualquier plataforma de colaboración social, pero Socialcast es una que proporciona apoyo explícito para este tipo de interacción. La función del Ayuntamiento de Socialcast permite a los líderes de la comunidad crear un tipo especial de hilo de discusión en la plataforma de colaboración social que tiene una hora específica de inicio y fin, además de funciones designadas de «orador» y «moderador».

En Socialcast, una vez que se anuncia un ayuntamiento, ya sea a toda la empresa o a una lista de personas sólo por invitación, los miembros de la audiencia tienen la opción de enviar sus preguntas por adelantado. Sin embargo, el objetivo del ejercicio es que el orador responda a las preguntas en vivo, en el foro en línea, permitiendo la oportunidad de hacer preguntas de seguimiento. Algunas organizaciones pueden optar por hacer una conferencia telefónica en paralelo, pero por sí mismas un ayuntamiento de Socialcast funciona como un chat de texto interactivo.

En caso de que se inicie un intenso debate, se puede ampliar el tiempo asignado a un ayuntamiento de Socialcast. Una vez hecho esto, el contenido se archiva, permitiendo a los invitados que no pudieron asistir en vivo ver la transcripción más tarde.

Una variación que funciona en otras plataformas es seguir el ejemplo del sitio para compartir enlaces sociales Reddit, y sus características AMA (Ask Me Anything) e IAMA (I am an expert on X, Ask Me Anything). La idea es similar: una discusión de chat de texto, que se lleva a cabo dentro de un período de tiempo limitado y se archiva para su posterior revisión. Como parte de su campaña de reelección de 2012, el Presidente Obama celebró una sesión de IAMA (Pregunta: «¿Quién es tu jugador de baloncesto favorito?» Responde: «Jordan – Soy un tipo de los Bulls»). Si funcionó para el presidente de los Estados Unidos, probablemente podría funcionar para el presidente de su compañía.

En un sitio de colaboración social, puedes adaptar este formato anunciando la disponibilidad de un ejecutivo para responder a cualquier pregunta que se publique en una discusión específica – o en el feed de la actividad principal con una etiqueta específica – dentro del marco de tiempo que especifiques, con una respuesta a cada pregunta que se publique en una fecha y hora específicas. Pida a los participantes que examinen la lista de preguntas que ya han sido publicadas antes de añadir la suya propia. Si su pregunta ya ha sido formulada, deben hacer clic en «Me gusta» para votarla como una que merece más atención, en lugar de volver a publicar la misma pregunta.

Esta sugerencia viene de Jacqui Chan de Deutsche Bank, una de las varias personas del grupo de Directores Internos de Comunidad en el sitio web de Jive Community que ofreció consejos. Dijo que ha sido eficaz para mejorar la transparencia y hacer que los empleados se sientan más conectados en una organización grande y geográficamente dispersa.

Otra técnica que recomienda es tener a alguien con un blog en vivo desde eventos ejecutivos fuera de línea, para que los que no asistan puedan obtener información sobre los puntos importantes que se plantearon en el evento. El blogging en vivo es una técnica para publicar una serie de informes cortos sobre un evento a medida que éste se desarrolla. Por lo general, los blogueros en vivo publican microblog o mensajes de estado al estilo de Twitter en lugar de artículos de blog completos con titulares.

Estas técnicas también pueden combinarse, lo que significa que las preguntas de seguimiento de un evento de video o blog en vivo pueden abordarse más adelante en una sesión de»Pregúntame cualquier cosa».

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