Cómo seleccionar cuentas para un plan de cuentas

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Un plan de cuentas es un sistema utilizado para numerar, clasificar y agrupar operaciones financieras relacionadas. El plan de cuentas normalmente incluye cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, por nombrar algunos.

Al desarrollar un plan de cuentas para su organización, considere tres factores:

  • El tipo de transacciones que fluyen a través de la cuenta
  • El número de transacciones que fluyen a través de la cuenta
  • Cómo otras empresas de su sector establecen su plan de cuentas

Considerar los tipos de transacciones

Puede configurar las cuentas en función de las preferencias de su equipo de gestión. Para tomar decisiones de gestión, un gerente puede querer ver la actividad en una cuenta específica.

Por ejemplo, la sección de efectivo de su plan de cuentas. Usted puede usar múltiples cuentas para dinero en efectivo, incluyendo las siguientes dos:

  • La cuenta 100 puede ser efectivo de operaciones normales, tales como compras de material, gastos de nómina y depósitos de ventas.
  • La cuenta 110 puede reflejar los pagos de intereses y dividendos de las inversiones.

Un gestor puede querer que la actividad de caja de las operaciones normales se separe de los flujos de caja de inversión. Cuando el administrador desea ver cómo se está desempeñando el flujo de caja de las operaciones, saca la cuenta 100. Para ver los pagos de intereses y dividendos de las inversiones, el gestor abre la cuenta 110.

Los reguladores u otras partes interesadas también pueden exigirle que establezca ciertas cuentas. Suponga que tiene una emisión de bonos en circulación, que incluye un fondo de amortización. Un fondo de amortización requiere que el prestatario deposite fondos en una cuenta con el fideicomisario del bono cada año. Estos fondos se mantienen para reembolsar el principal cuando el bono vence. Para comunicar la actividad de fondos de amortización a sus lectores de extractos, especifique una cuenta llamada depósitos de fondos de amortización. Esta cuenta refleja los dólares depositados para pagar el bono.

Evaluación del número de transacciones

Si procesa un gran número de transacciones en un área de su negocio, probablemente necesite configurar varias cuentas para organizar esas transacciones. Asume que estás en el negocio de la construcción. Se utilizan docenas de equipos caros, que se listan como activos fijos. Debido a que cada artículo es caro, es probable que desee establecer una cuenta de depreciación acumulada para cada activo. Por ejemplo, su cuenta de equipo de trituración de tocones (por el costo del equipo) se emparejaría con una partida individual de depreciación acumulada – trituradora de tocones.

Con esta configuración de cuenta, puede escanear el plan de cuentas para ver qué activos fijos se están acercando a la amortización total. Si la trituradora de tocones cuesta $15,000 y tiene una depreciación acumulada de $12,500, usted sabe que el activo podría necesitar ser reemplazado pronto. Imagínate si estuvieras considerando vender el negocio. Un comprador potencial revisaría las cuentas de activos fijos para ver qué activos están cerca de la depreciación total. Éstos representan activos que el comprador potencial tendría que reemplazar más pronto que tarde.

Consideraciones específicas de la industria

Su industria también impulsa las decisiones sobre su plan de cuentas. Las partes interesadas en su negocio necesitan poder comparar su negocio con otros en la misma industria. Las comparaciones permiten a los accionistas y acreedores juzgar su desempeño financiero contra sus pares en la industria. Este tipo de comparación de manzanas con manzanas es una manera razonable de juzgar el desempeño de la gerencia.

Supongamos que usted fabrica ropa para la venta a grandes minoristas. Las devoluciones y los descuentos son comunes en el sector minorista. Los minoristas a menudo devuelven los artículos o reciben descuentos (un descuento sobre el precio de venta) basados en bienes que están dañados o fabricados con errores. Debido a que los competidores en su industria segregan los retornos y las asignaciones en una cuenta específica, es posible que usted quiera hacer lo mismo. Las partes interesadas de su organización podrán entonces hacer mejores comparaciones.

Tenga en cuenta cada uno de estos factores al configurar su plan de cuentas.

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