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- Cómo purgar la información en los timeslips de Sage
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Por Elaine Marmel
Para eliminar información que no sean resbalones, utilice la función Purgar en Sage Timeslips. También puede purgar los resbalones, lo que tiene el mismo efecto que eliminarlos. Usando la función Purgar, también tiene la opción de archivar los boletines que purga, lo que los elimina de la base de datos de Timeslips pero los guarda en un tipo especial de base de datos de Timeslips.
La función Purgar se utiliza para eliminar las transacciones de cuentas por cobrar y las transacciones de fondos, así como los clientes cerrados, los cronometradores, las tareas y los gastos.
Debido a que la purga es una acción permanente, muchas personas recomiendan que haga una copia de seguridad de su base de datos antes de iniciar el proceso de purga. Los Timeslips le dan una oportunidad durante el proceso, pero simplemente siga adelante y haga su copia de seguridad antes de empezar a purgar para que pueda concentrarse en la acción que tiene entre manos.
Para eliminar información, seleccione File→Purge para mostrar el cuadro de diálogo Eliminar.
Para seleccionar la información que desea purgar, marque la casilla situada junto al tipo de información que desea purgar. A continuación, utilice las listas de selección para identificar la información que desea eliminar de la base de datos. Cuando usted opta por purgar comprobantes, transacciones de cuentas por cobrar o transacciones de fondos, Timeslips le advierte que la purga es permanente.
Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje. Al purgar nombres, Timeslips también elimina los resbalones y las transacciones asociadas a esos nombres.
Puede purgar las transacciones en función de si han aparecido en facturas aprobadas y de la antigüedad de las mismas. La opción Facturado y Cerrado, Más Antiguo que el anterior significa que
- Las papeletas han aparecido en un proyecto de ley que usted ha aprobado y ha cerrado esas papeletas. Tenga en cuenta que Timeslips utiliza la fecha de finalización del deslizamiento para determinar su antigüedad.
- Las transacciones de cuentas por cobrar han aparecido en una factura y un estado de cuenta que usted ha aprobado. Las transacciones de factura deben estar totalmente pagadas, y todas las transacciones de pago aplicadas a esa transacción de factura deben ser purgadas antes de que Timeslips purgue la transacción de factura. Además, si utiliza TAL o TAL Pro, la opción Facturado y cerrado, más antiguo que el anterior significa que las transacciones de cuentas por cobrar han aparecido en un registro de transferencias aprobado.
- Las transacciones de fondos aparecen en una factura que usted ha aprobado y, si utiliza TAL o TAL Pro, en un registro de transferencias aprobado.
También puede elegir la opción Usar filtros para seleccionar específicamente los resbalones, las cuentas por cobrar y las transacciones de fondos que desea purgar. La mayoría de los clientes optan por utilizar un filtro para seleccionar los resbalones.
Se sienten más cómodos usando el filtro Slip Transaction Date, para identificar la fecha del último deslizamiento a purgar. Dejan la Fecha de inicio en el lado izquierdo del cuadro de diálogo configurada como Fecha más temprana y luego hacen clic en una Fecha de finalización en el lado derecho del cuadro de diálogo.
Para establecer el filtro de fecha de transacción de deslizamiento en el cuadro de diálogo Purgar, seleccione la opción Usar filtros en la lista desplegable de la sección Transacciones y, a continuación, haga clic en el botón Filtros. En el cuadro de diálogo Selección de vales de purga que aparece, el filtro Fecha de transacción de vales aparece en el grupo Filtro más popular (el que se muestra de forma predeterminada). Haga doble clic en el filtro para visualizar la ventana.
También puede utilizar la función de purga para consolidar los totales históricos que aparecen en el cuadro de diálogo Historial del cliente o en el cuadro de diálogo Historial del cronometrador. La consolidación de historiales combina los detalles de meses separados de totales históricos en un total basado en el número de meses que usted indique.
Puede ver el historial desde el menú Nombres. Haga clic en Historial del cliente o en Historial del cronometrador.
Puede utilizar la página Opciones para configurar opciones adicionales de purga. Por ejemplo, puede optar por imprimir un informe de información que Timeslips purga.
Tenga cuidado al purgar las transacciones que aparecen en las facturas que aún puede deshacer. Si usted purga estas transacciones, ya no podrá deshacer esas facturas.
Haga clic en Aceptar y Timeslips le pedirá que realice una copia de seguridad de la base de datos. Si no hiciste ese respaldo, por favor hazlo ahora.
Si optó por imprimir un informe de la información que Timeslips purga, Timeslips imprime ese informe antes de purgar sus datos. A continuación, Timeslips le pedirá que confirme que desea purgar los registros. Al hacer clic en Sí, Timeslips purga los datos seleccionados y, a continuación, muestra un resumen del cuadro de diálogo que muestra el número de registros de cada tipo que ha eliminado.