Durante su auditoría, debe probar las afirmaciones de los estados financieros de la gerencia. Cuando usted prueba los desembolsos de efectivo durante una auditoría, su primer trabajo es averiguar cómo su cliente de auditoría paga sus facturas. Para las transacciones de pago en efectivo se deben probar cinco afirmaciones: ocurrencia, integridad, autorización, exactitud y corte.
- Ocurrencia: Las pruebas de aparición comprueban si las operaciones de pago se efectuaron realmente. Esto es lo que usted está buscando: ¿La compañía registró el pago en los libros pero nunca cortó el cheque? la compañía preparó el cheque pero nunca lo envió por correo al vendedor? para probar esta afirmación, seleccione una muestra de los estados de cuenta del cliente y avíselos a las cuentas por pagar del vendedor.
- Exhaustividad: La exhaustividad evalúa la afirmación de la gerencia frente a la ocurrencia. En el proceso de compra y pago, la subestimación es su mayor riesgo. Descubrir este problema es algo obvio. Digamos que el cliente está en un fin de año calendario. Se toma el extracto bancario de diciembre y se hace un seguimiento de un muestreo de cheques o de compensación de transferencias electrónicas de fondos (EFT) en el extracto bancario a los libros. (Normalmente, los auditores utilizan transacciones por encima de una cierta cantidad de dólares para seleccionar una muestra.) Luego, vea si algún pago reflejado en los estados de cuenta bancarios de enero tiene fechas de emisión en diciembre. Si es así, siga el rastro hasta los libros también.
- Autorización: Este paso trata sobre si la gerencia y el personal de su cliente siguen los controles internos apropiados u otros procedimientos de autorización de la compañía al manejar las transacciones de ingresos. Los desembolsos en efectivo deben ser aprobados por el nivel de gestión apropiado. Para comprobar esta afirmación, seleccione una muestra de pagos y compruebe que todos los pagos tienen la autorización adecuada. En empresas más grandes, un empleado del departamento de origen puede autorizar el pago de una factura. En ese caso, verifique que los diferentes tipos de gastos estén siendo aprobados por personas que estén familiarizadas con el tipo de gasto. Por ejemplo, la aprobación de un gasto publicitario debe provenir de un empleado de marketing, no de un empleado de fabricación.
- Precisión: La exactitud de las pruebas se refiere a si las transacciones están libres de errores. Para las operaciones de pago en efectivo, existen tres cuestiones potenciales. Si encuentra errores en cualquiera de los tres, el cliente puede corregirlos fácilmente: Cantidad en dólares: ¿Registró la compañía el pago por el monto correcto en dólares? Si no es así, haga que el cliente edite el pago introduciendo el importe correcto: ¿Se ha reducido la cuenta de acreedor correcta? Si el pago se contabiliza en el acreedor equivocado, haga que el mandante trate los ledgers de acreedor afectados: ¿Se ha llevado el pago a la cuenta de resultados correcta? Una vez más, hacer que el cliente lleve el pago a la cuenta correcta es una solución rápida.
- Corte: Los clientes pueden tratar de mover las transacciones contables de un año a otro para mostrar resultados más positivos. Su trabajo como auditor es tener una seguridad razonable de que la compañía registra las cuentas por pagar y los pagos cuando se incurre en ellos. También puede seleccionar una muestra de facturas de proveedores y hacer un seguimiento de las mismas hasta los libros del cliente. Asegúrese de que la fecha de la factura coincida con la fecha de registro de la factura.