Su principal protección contra el fraude interno en su empresa es dividir adecuadamente las responsabilidades del personal cuando el flujo de efectivo de la empresa está involucrado. Muchos empresarios comienzan sus operaciones contratando cuidadosamente a personas en las que creen que pueden confiar. Desafortunadamente, los que han aprendido la verdad son los que ponen demasiada confianza en un solo empleado.
Básicamente, nunca debe hacer que una persona se encargue de más de una de las siguientes tareas:
Contabilidad: Implica revisar e ingresar todas las transacciones en los libros de la compañía. Por ejemplo, si una transacción requiere pagar a un proveedor, el contador se asegura de que los cargos sean correctos y de que alguien con la autoridad adecuada haya aprobado el pago. El tenedor de libros puede revisar la documentación de los recibos de caja y los depósitos a la vista llevados al banco, pero no debe ser la persona que realmente hace el depósito; además, si el tenedor de libros es responsable de manejar los pagos de terceros, tales como clientes o proveedores, no debe ser él o ella quien introduzca esas transacciones en los libros.
Autorización: Implica ser el gerente o gerentes delegados para autorizar los gastos de sus departamentos. Usted puede decidir que las transacciones por encima de una cierta cantidad deben tener dos o más autorizaciones antes de que se puedan enviar los cheques para pagar una factura Los niveles de autorización deben estar claramente explicados y seguidos por todos, incluso por el propietario o el presidente de la compañía. Como propietario, usted marca la pauta de cómo funciona el resto de la oficina; si toma atajos, da un mal ejemplo y socava el sistema que pone en marcha.
Manejo de dinero: Implica el contacto directo con el efectivo o los ingresos entrantes, ya sean cheques, tarjetas de crédito o transacciones de crédito de tienda, así como con el flujo de caja saliente. La persona que maneja el dinero directamente, como un cajero, no debe ser la que prepara y hace los depósitos bancarios. de la misma manera, la persona que escribe cheques para pagar las cuentas de la compañía no debe estar autorizada a firmar esos cheques; para estar seguros, una persona debe preparar los cheques basándose en la documentación autorizada, y una segunda persona debe firmar esos cheques después de revisar la documentación autorizada. al establecer sus sistemas de manejo de efectivo, trate de pensar como un defraudador para encontrar formas en las que alguien pueda aprovecharse de un sistema.
Preparación y análisis de informes financieros: Implica la preparación de los informes financieros y el análisis de los mismos. Para la mayoría de los negocios pequeños, el contador entrega los informes sin procesar del sistema de contabilidad computarizado a un contador externo que revisa los materiales y prepara los informes financieros. Además, realiza un análisis financiero de los resultados de la actividad empresarial del período contable anterior.
Si está empezando una pequeña empresa, es posible que no tenga suficiente personal para separar todas estas tareas. Hasta que usted no tenga esa capacidad, asegúrese de mantenerse muy involucrado en el flujo de entrada y salida de efectivo en su negocio siguiendo estas pautas:
Abra los estados de cuenta bancarios de su empresa todos los meses y vigile de cerca las transacciones. A otra persona se le puede dar la responsabilidad de probar el estado de cuenta, pero usted debe vigilar las transacciones listadas.
Revise periódicamente el sistema de vales de cheques de su empresa para asegurarse de que no faltan cheques. Un contador que sabe que usted revisa los libros periódicamente tiene menos probabilidades de encontrar una oportunidad de robo o malversación de fondos. Si encuentra que falta un cheque o una página de cheques, actúe rápidamente para averiguar si los cheques se utilizaron legítimamente. Si no puede encontrar la respuesta, llame a su banco y ponga fin a los números de cheque perdidos.
Observe periódicamente el manejo de efectivo por parte de sus cajeros y gerentes para asegurarse de que están siguiendo las reglas que usted ha establecido. Se lo conoce como administración al andar de un lado a otro – cuanto más a menudo se está ahí fuera, menos probable es que se sea víctima de robo y fraude por parte de los empleados.
