Las comunidades en línea son importantes para las personas que las visitan todos los días. Es normal que quieran conocer a otros miembros en persona. Es posible que desee considerar la posibilidad de organizar algunas reuniones para reunir a todos.
Aunque ha habido casos de tweetups espontáneos exitosos, las mejores fiestas están planeadas:
Si no va a necesitar un espacio grande, vea si un restaurante tiene una sala privada que pueda usar, pero siempre deje suficiente espacio para invitados inesperados.
Utilizando Facebook o una red específicamente diseñada para crear eventos, cree una página donde los miembros de su comunidad puedan inscribirse para su reunión. Aunque siempre debe dejar espacio para unos pocos invitados que no hayan confirmado su asistencia, usted desea obtener un conteo lo más exacto posible. También debes asegurarte de no exceder la capacidad máxima del lugar.
Determine si debe servir comida y bebida, no tiene que tener una comida completa; los bocadillos o aperitivos son suficientes. Además, puede ofrecer a cada asistente un boleto para una bebida de cortesía en lugar de proporcionar una barra libre Los asistentes no vienen para los refrescos, sino para conocer gente, hacer contactos y pasar un buen rato.
Algunas reuniones tienen discursos o presentaciones, y las suyas también pueden serlo. Un comediante puede hacer una rutina divertida; un ejecutivo de su marca puede hablar de su comunidad y hasta dónde ha llegado; alguien puede hablar sobre un tema que interesa a todos los asistentes.
Si necesita un micrófono, una computadora portátil, una pantalla para una presentación o cualquier otra cosa, haga una lista para que no se le olvide nada.
Considere la posibilidad de tener patrocinadores externos. Si el presupuesto es una preocupación – por ejemplo, usted es una marca pequeña y carece de fondos – es posible que desee traer patrocinadores – marcas que ayuden a sufragar los costos de su evento a cambio de publicidad.
Un hashtag utiliza el símbolo de la libra (#) para denotar un término de búsqueda en particular en Twitter. Entonces todos los que asistan a la reunión y publiquen actualizaciones en Twitter usarán ese hashtag para que sea más fácil para la gente encontrar noticias sobre este evento. Para eventos más grandes, algunos organizadores de eventos incluso traen un proyector, una computadora portátil y un streaming para mostrar los hashtags en vivo.
Invite a los miembros de su comunidad y publique detalles sobre su tweetup en todos los canales que utiliza para comunicarse con su comunidad, incluyendo foros, Twitter, Facebook y boletines informativos. Asegúrese de que la información sobre la página de registro de su evento sea fácil de detectar.
Su página del evento enumera todos los miembros que dijeron que asistirán a la reunión, todos los que dijeron que tal vez, así como todos los que dijeron que no. Cuando presente el recuento al personal del lugar, a los proveedores de servicios de banquetes y a cualquier otra persona que necesite saber cuánta gente vendrá, asegúrese de agregar unas cuantas cabezas adicionales para cubrir un montón de los «tal vez».
Imprimir etiquetas de nombre. Las etiquetas de nombre son para romper el hielo. Asegúrese de traer etiquetas y marcadores en blanco para cualquier nombre que se le haya pasado por alto y para cualquier persona que no estuviera en la lista de RSVP.
No es obligatorio, pero es bueno repartir bolsas de regalo o favores a los asistentes. Un regalo no tiene por qué ser algo elegante o caro.
Es posible que tenga que imprimir carteles (con el logotipo de su marca) o que desee imprimir una tarjeta promocional que proporcione un código de descuento para su último servicio. Realice la impresión por lo menos con una semana de anticipación en caso de que algo salga mal y el material necesite ser reimpreso.
