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- Cómo elegir el software de contabilidad adecuado para su negocio
Los paquetes de software de contabilidad están disponibles para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas domésticas hasta corporaciones multinacionales. El software de contabilidad es un negocio en auge, lo que significa que usted tiene muchas opciones. A excepción de las entidades más grandes que emplean su propio software de contabilidad y expertos en tecnología de la información, la mayoría de las empresas necesitan el asesoramiento y la ayuda de consultores externos para elegir, implementar, actualizar y, tal vez, reemplazar el software de contabilidad.
Aquí están algunas palabras de sabiduría sobre el software de contabilidad:
- Elija su programa de contabilidad con mucho cuidado. Es muy difícil poner en juego y cambiar a otro paquete de software. Cambiar un solo módulo en su programa de contabilidad puede ser difícil.
- Al evaluar el software de contabilidad, tenga en cuenta tres factores principales: Facilidad de usoSi tiene las características particulares y la funcionalidad que usted necesitaLa probabilidad de que el proveedor siga estando presente para actualizar y mejorar el software.
- ¡Seguridad! Usted necesita un control muy estricto sobre todos los aspectos del uso del software de contabilidad y quién está autorizado para hacer cambios en cualquiera de los módulos del software de contabilidad. sistemas de contabilidad en línea que permiten la entrada y el acceso remoto a través de Internet o una red de área local con múltiples usuarios presentan problemas especiales de seguridad. Piénselo dos veces antes de poner su sistema de contabilidad en línea.
- Sepa cómo extraer sus datos. Aunque el software de contabilidad ofrece la oportunidad de explotar su información contable (extraer los datos), usted tiene que pedir el tipo exacto de información que desea e insistir en que se retire de los datos contables.
- Dé a su software el toque personal de su negocio. Necesita diseñar los informes especializados de su empresa y asegurarse de que estos informes se generen correctamente a partir de la base de datos de contabilidad.
- Establezca controles internos para limitar los errores de entrada. Los errores en la introducción de datos pueden ser un grave problema en los sistemas contables informatizados. Puede minimizar estos errores de entrada, pero es casi imposible eliminarlos por completo. Los controles internos estrictos para la verificación de la entrada de datos son extremadamente importantes.
- Asegúrese de que su programa de contabilidad deja muy buenos rastros de auditoría. La falta de buenos registros de auditoría parece muy sospechosa para el IRS.